Vergaberichtlinien

Verbindliche Richtlinien für die Vergabe und Verteilung der Spendenmittel der  „Evangelischen Partnerhilfe“ e.V.

1. Der Verein „Evangelische Partnerhilfe unterstützt mit seinen Spendenmitteln, die ihm von kirchlichen und diakonischen Mitarbeitenden in der EKD zur Verfügung gestellt werden, bedürftige kirchliche und diakonische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in evangelischen Partnerkirchen in Mittel- und Osteuropa, die im aktiven Dienst oder im Ruhestand sind, mit ihren Familien. Er möchte damit den dortigen Dienst in Kirche und Diakonie stärken.
2. Die Zuschüsse aus den Spendenmitteln müssen direkt und zeitnah an die entsprechenden Empfängerinnen und Empfänger ausgezahlt werden. Sie sind eine freiwillige Gabe, auf die keinerlei Anspruch besteht. Sie sind ausschließlich als Zuschuss zum Lebensunterhalt zu verwenden.
3. Zur Verteilung der Spendengelder setzen die Partnerkirchen jeweils einen eigenen Ausschuss für die Verteilung der Spendenmittel ein. Ihm sollen Frauen und Männer aus den verschiedenen Gruppen der Mitarbeiterschaft aus Kirche und Diakonie angehören. Der Ausschuss sollte für mindestens 3 Jahre gewählt werden. Der Ausschuss fertigt jährlich ein Protokoll in deutscher Sprache an, in dem die Personen des Verteilerausschusses und deren Funktion, sowie die Kriterien zur Verteilung der Spendenmittel genannt sind. Er rechnet die Spendenmittel gegenüber der Geschäftsführung der Ev. Partnerhilfe anhand detailliierter Listen, in denen alle Empfängerinnen und Empfänger die Höhe der einzelnen Zuwendung in Euro (€) durch Unterschrift bestätigt haben, jeweils bis zum 1. Mai des folgenden Jahres ab. Das Protokoll und die Auszahlungslisten müssen mit 2 Unterschriften von Personen des Verteilerausschusses und mit Stempel der Kirche ausgefertigt sein. Der Ausschuss legt diese Unterlagen seiner Kirchenleitung zur Information vor. Für Kirchen, deren Zuwendung nicht ausgezahlt werden konnten, können die Mittel nach Klärung bzw. Lösung der strittigen Fragen – höchstens jedoch für das zurückliegende Jahr – ausbezahlt werden.
4. Die Spenden sind bestimmt für kirchliche und diakonische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Partnerkirchen, die sich im aktiven Dienst bzw. im Ruhestand befinden. Im Rahmen dieser Richtlinien hat der Verteilerausschuss bei der Verteilung der Mittel ein großes Maß an eigener Entscheidungsfreiheit. Entscheidendes Kriterium für die Höhe der Zuschüsse zum Lebensunterhalt ist die Bedürftigkeit der Empfänger. Unter dem Aspekt der Bedürftigkeit kann der Kreis der o. g. Empfängerinnen und Empfänger auf bestimmte Zielgruppen beschränkt werden.
5. Der Verteilerausschuss einer Partnerkirche kann bis zu 15 Prozent der Gesamtzuteilung an Spendenmitteln für Beihilfen in Notfällen verwenden, wie zum Beispiel in schweren Krankheitsfällen, die ebenfalls bis zur Abrechnung der Spendengelder ausgezahlt werden müssen. Werden diese Mittel nicht für Notfälle in Anspruch genommen, sind sie vor der jährlichen Abrechnung auch an Bedürftige auszuzahlen.
6. Über den in Ziffer 1 genannten Personenkreis hinaus kann der jeweilige Ausschuss bis zu 15 Prozent der Gesamtzuteilung der Spendenmittel an die Ehrenamtlichen in Kirche und Diakonie verteilen. Die Verteilung ist ebenfalls mit Listen und Unterschriften zu belegen. Ist der Kreis der Empfängerinnen und Empfänger auf bestimmte Gruppen reduziert, ist eine weitere Verteilung an Ehrenamtliche in Kirche und Diakonie nicht möglich.
7. Es besteht die Möglichkeit für die Partnerkirchen, eine einmalige Sonderzahlung für besonders schwerwiegende Einzel-Notfälle (z. B. teure Krebsbehandlungen und Operationen) zu beantragen. Die EPH wird die Diasporawerke mit der Abwicklung beauftragen und sich mit einem Zuschuss an den Kosten beteiligen.