Vergaberichtlinie

Richtlinie für die Vergabe und Verteilung der Spendenmittel des Evangelische Partnerhilfe e. V. an Partnerkirchen

 

Präambel

Der Evangelische Partnerhilfe e. V. unterstützt mit den Spendenmitteln, die ihm hauptsächlich von kirchlichen und diakonischen Mitarbeitenden von Gliedkirchen der Evangelischen Kirche in Deutschland, aber auch von kirchlichen Mitarbeitenden in Österreich und Individualspender­innen und -spendern und weiteren Quellen zufließen, kirchliche und diakonische Mitarbeiter­innen und Mitarbeiter evangelischer Partnerkirchen in Mittel- und Osteuropa, die im aktiven Dienst oder im Ruhestand sind, mit ihren Familien. Diese Unterstützung soll sich an der Bedürf­tigkeit der Mitarbeitenden orientieren.

Der Evangelische Partnerhilfe e. V. möchte damit den Dienst in Kirche und Diakonie in diesen Partnerkirchen stärken.

(1)       Partnerkirchen und kirchliche Organisationseinheiten

Die folgenden Kirchen und kirchliche Organisationseinheiten erhalten als Partner der Evangelischen Partnerhilfe Leistungen für ihre Mitarbeitenden:

  • Estnische Evangelisch-Lutherische Kirche (EELK)
  • Evangelisch-Lutherische Kirche Lettlands
  • Deutsche Evangelisch-Lutherische Kirche in Lettland
  • Lettische Evangelisch-Lutherische Kirche weltweit – Propstei in Lettland
  • Litauische Evangelisch-Lutherische Kirche
  • Litauische Evangelisch-Reformierte Kirche
  • Evangelisch-Lutherische Kirche Ingriens
  • Bund der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Russland und anderen Staaten (ELKRAS) mit den folgenden Kirchen, bzw. Organisationseinheiten
    • Zentrales Kirchenamt der ELKRAS
    • Theologisches Seminar der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Russland, Religiöse geistliche Bildungseinrichtung höherer Bildung
    • Evangelisch-Lutherische Kirche Europäisches Russland (ELK ER)
    • ELK ER – Propstei Nordwest-Russland
    • ELK ER – Propstei Kaliningrad
    • Evangelisch-Lutherische Kirche Ural, Sibirien und Ferner Osten (ELKUSFO)
    • Deutsche Evangelisch-Lutherische Kirche in der Ukraine (DELKU)
    • Evangelisch-Lutherische Gemeinden in Belarus
    • Evangelisch-Lutherische Kirche Augsburgischen Bekenntnisses in der Republik Moldau
    • Evangelisch-Lutherische Kirche in Kasachstan
    • Evangelisch-Lutherische Kirche in Georgien und dem Südlichen Kaukasus (ELKG)
    • Evangelisch-Lutherische Kirche in der Republik Kirgistan
    • Evangelisch-Lutherische Kirche in Usbekistan
  • Reformierte Kirche in Transkarpatien (Ukraine)
  • Evangelische Kirche Augsburgischen Bekenntnisses in Slowenien
  • Slowakische Evangelische Kirche A.B. in Serbien
  • Reformierte Christliche Kirche in Serbien
  • Reformierte Christliche Kirche in Kroatien
  • Reformierte Kirche in Rumänien (siebenbürgischer Kirchendistrikt/Cluj Napoca)
  • Reformierte Kirche in Rumänien (westlicher Kirchendistrikt/Oradea)
  • Evangelische Kirche Augsburgischen Bekenntnisses in Rumänien
  • Evangelisch-Lutherische Kirche in Rumänien
  • Union der Kongregationalistischen Kirchen in Bulgarien
  • Evangelisch-Augsburgische Kirche in der Republik Polen
  • Evangelisch-Reformierte Kirche in Polen
  • Evangelische Kirche der Böhmischen Brüder in Tschechien (EKBB)
  • Brüderunität in Tschechien
  • Schlesische Evangelische Kirche Augsburgischen Bekenntnisses in Tschechien
  • Tschechoslowakische Hussitische Kirche
  • Evangelische Kirche Augsburgischen Bekenntnisses in Tschechien
  • Lutherische Evangelische Kirche Augsburgischen Bekenntnisses in Tschechien
  • Evangelische Kirche Augsburgischen Bekenntnisses in der Slowakei
  • Reformierte Christliche Kirche in der Slowakei
  • Brüderkirche in der Slowakei
  • Reformierte Kirche in Ungarn
  • Evangelisch-Lutherische Kirche in Ungarn

Über die Aufnahme weiterer Partnerkirchen oder kirchlicher Organisationseinheiten sowie über den Ausschluss bisheriger Partnerkirchen entscheidet die Mitgliederversammlung der Evange­lischen Partnerhilfe.

Leitkriterien sollen dabei sein:

  • die geografische Lage der Kirchen in Mittel-, Ost- oder Südosteuropa (einschließlich der Länder auf dem Territorium der ehemaligen Sowjetunion in Asien)
  • die aus der finanziellen Situation der Kirchen und den Gehaltsstrukturen erkennbare Bedürftigkeit von Beschäftigten
  • die Mitgliedschaft der Kirchen in mindestens einer der folgenden kirchlichen Gemeinschaften:
    • Gemeinschaft Evangelischer Kirchen in Europa
    • Weltgemeinschaft Reformierter Kirchen
    • Lutherischer Weltbund

Wenn weitere Kirchen, die den Kriterien nicht entsprechen, aufgenommen werden sollen, sind die Stellungnahmen der Kirchen der Region dazu einzuholen.

(2)       Verteilausschüsse der Partnerkirchen

Voraussetzung für eine Zuwendung an eine Partnerkirche ist, dass diese einen eigenen Verteilausschuss für die Verteilung der Spendengelder vor Ort eingesetzt hat.

Dem Ausschuss sollen Frauen und Männer aus den verschiedenen Gruppen der Mitarbeiterschaft aus Kirche und Diakonie angehören. Der Ausschuss soll für mindestes drei Jahre bestimmt werden.

Die Partnerkirche hat der Evangelischen Partnerhilfe die Zusammensetzung des Ausschusses und jedwede Veränderung mitzuteilen.

(3)       Festlegung der Zuschusshöhe für einzelne Partnerkirchen

Über die Höhe der Zuschüsse an die einzelnen Partnerkirchen entscheidet die Mitglieder­versammlung. Dabei berücksichtigt diese die finanziellen Verhältnisse der Partnerkirchen, die Gehaltsstrukturen in den Partnerkirchen, die Anzahl der Beschäftigten der Partnerkirchen und die Größe der Kirchen (Anzahl der Mitglieder) in angemessener Weise.

Die Mitgliederversammlung kann für einzelne Partnerkirchen eine Beschränkung der Mittel­weitergabe auf bestimmte Empfängergruppen beschließen und beschneidet hiermit ggf. die Entscheidungsfreiheit des Verteilausschusses der betreffenden Partnerkirche.

Die Spendenmittel sind eine freiwillige Gabe der Evangelischen Partnerhilfe an die Partner­kirchen, auf die kein Anspruch besteht. Aus einer bestehenden Förderung kann keine Fortführung der Förderung in der Zukunft hergeleitet werden.

(4)       Verteilung und Auszahlung der Spendenmittel innerhalb der Partnerkirchen

Die Spendenmittel sind als Zuschuss zum Lebensunterhalt bestimmt für kirchliche und diako­nische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Partnerkirchen und deren Familien (Ehepartner, Kinder), die sich im aktiven Dienst oder im Ruhestand befinden. Auch Witwen und Witwer ehemaliger Beschäftigter im Ruhestand zählen zu diesem Empfängerkreis.

Der Verteilausschuss einer Partnerkirche hat bei der Verteilung der Mittel auf die einzelnen Mitarbeitenden ein großes Maß an eigener Entscheidungsfreiheit. Entscheidendes Kriterium für die Höhe dieser Zuschüsse zum Lebensunterhalt ist die Bedürftigkeit der Empfängerinnen und Empfänger. Durch Einzelbeschluss der Mitgliederversammlung kann die Entscheidungsfreiheit des Verteilausschusses einer Partnerkirche beschränkt werden.

Die Spendenmittel stellen immer ergänzende Zuschüsse zum Lebensunterhalt dar und dürfen niemals einen Teil der regulären Gehaltszahlungen ersetzen.

Die Spendengelder müssen direkt, zeitnah und (mit der Ausnahme nachgewiesener Bank­gebühren) ohne Abzüge für Verwaltungskosten vollständig an die Beschäftigten ausgezahlt werden. Eine Partnerkirche kann die Auszahlungen durch eigene Mittel ergänzen.

(4.1)    Auszahlung an Ehrenamtliche

Vom Grundsatz her sind die Spendenmittel für abhängig Beschäftigte der Partnerkirchen bestimmt.

Der Verteilausschuss kann jedoch Spendenmittel auch an Ehrenamtliche in Kirche und Diakonie verteilen, wenn diese Aufgaben wahrnehmen, die wesentlich für die Arbeit und die Aufgaben der Kirche sind und diese Aufgaben grundsätzlich auch von abhängig Beschäftigten wahrgenommen werden könnten. Auch hier gilt der Grundsatz der Bedürftigkeit der Empfängerinnen und Empfänger.

Die Auszahlung an Ehrenamtliche soll 30 Prozent der einer Kirche zur Verfügung gestellten Mittel nicht überschreiten. Wird ein höherer Prozentsatz der Mittel an Ehrenamtliche ausgezahlt, hat der Verteilausschuss dies ausführlich zu begründen.

(4.2.)  Auszahlung als Beihilfe für Notfälle

Der Verteilausschuss einer Partnerkirche kann zunächst bis zu 15 Prozent der zur Verfügung gestellten Spendenmittel für Beihilfen für Notfälle zurückstellen. Dies ermöglicht dem Ausschuss, beispielsweise bei schweren Krankheitsfällen oder anderen Notlagen höhere Einzelbeträge bereitzustellen oder auf plötzlich eintretende Notlagen zu reagieren.

Werden die zunächst für Notfälle zurückgestellten Mittel nicht in Anspruch genommen, müssen sie vor der jährlichen Abrechnung noch an Bedürftige ausgezahlt werden.

(5)       Abrechnung der Mittel

Der Verteilausschuss fertigt jährlich ein Protokoll in deutscher oder englischer Sprache an, in dem die Personen des Verteilausschusses und deren Funktionen genannt werden sowie die Kriterien zur Verteilung der Spendenmittel erläutert werden.

Der Verteilausschuss übermittelt eine Eingangsbestätigung für die erhaltenen Spendenmittel einschließlich eines entsprechenden Bankauszugs an die Evangelische Partnerhilfe.

Der Verteilausschuss rechnet die Spendenmittel gegenüber der Evangelischen Partnerhilfe ab. Diese Aufgabe kann er auch an Fachabteilungen oder Personen aus der Verwaltung der Partner­kirche übertragen. Diese Abrechnungen müssen jeweils spätestens zum 1. April des Folgejahres beim Evangelische Partnerhilfe e. V. eingehen. In diesen Abrechnungen müssen alle Einzel­zahlungen an die Beschäftigten dokumentiert sein. Hierzu sind Auszahlungslisten als Übersicht zu erstellen. In diesen Übersichtslisten müssen Zahlungen an Ehrenamtliche nach Ziffer (4.2) eindeutig gekennzeichnet werden.

Der Nachweis der Einzelzahlungen an die Beschäftigten erfolgt entweder durch eigenhändig unterzeichnete Quittungen für erfolgte Barauszahlungen oder durch von den Mitarbeitenden eigenhändig unterzeichnete Auszahlungslisten oder bei unbarer Auszahlung durch Überwei­sungsbestätigungen oder Kontoauszüge, aus denen ebenfalls die Namen der Empfängerinnen und Empfänger hervorgehen.

Das Protokoll und die Auszahlungslisten als Übersicht müssen mit zwei Unterschriften von Personen des Verteilausschusses und mit Stempel der Kirche ausgefertigt sein.

Der Ausschuss legt diese Unterlagen seiner Kirchenleitung zur Information vor.

Das Protokoll des Verteilausschusses mit Unterschriften und Stempel muss der Evangelischen Partnerhilfe im Original zugehen. Die anderen Dokumente können in elektronischer Form oder als Kopien eingereicht werden. Auf Verlangen sind der Evangelischen Partnerhilfe jedoch die Originale zeitnah vorzulegen.

Die Evangelische Partnerhilfe kann den Partnerkirchen alternativ ein elektronisches Verfahren zur Übermittlung der Auszahlungslisten als Übersicht und der Nachweise der Einzelzahlungen anbieten.

(6)       Zurückstellen von Auszahlungen

Geht eine Abrechnung nicht rechtzeitig, unvollständig oder fehlerhaft ein, wird die Auszahlung der Spendenmittel für das Folgejahr zurückgestellt, bis die Abrechnung vorliegt und alle Mängel behoben sind. Geht die Abrechnung gar nicht ein oder werden Mängel nicht behoben, kann keine weitere Auszahlung erfolgen.

Nachgeholte Auszahlungen sind dabei nur für das jeweils zurückliegende Jahr möglich.

(7)       Ergänzende Notfallhilfe der Evangelischen Partnerhilfe

Zusätzlich zu der in Ziffer (3) bis (6) beschriebenen regulären Förderung der Evangelischen Partnerhilfe besteht die Möglichkeit für eine Partnerkirche, einmalige Sonderzahlungen für besonders schwere Einzel-Notfälle zu beantragen, die die Partnerkirche nicht aus den regulären Fördermitteln lindern kann.

Hierzu stellt der Verteilausschuss oder die zentrale Verwaltung der Partnerkirche bei der Evangelischen Partnerhilfe einen formlosen Antrag mit ausführlichen Begründungen und angemessenen Nachweisen.

Die Mitgliederversammlung beschließt im Rahmen der Festlegung der Zuschusshöhe für einzelne Partnerkirchen eine Rückstellung für derartige Notfallhilfen.

Der Vorstand der Evangelischen Partnerhilfe berät und entscheidet über eingehende Anträge. In der Regel soll eine in diesem Rahmen beschlossene Notfallhilfe einen Zuschuss zu den aus dem Notfall resultierenden Gesamtkosten darstellen.

Die Evangelische Partnerhilfe kann die Diasporawerke Gustav-Adolf-Werk und Martin-Luther-Bund, die Mitglied in der Evangelischen Partnerhilfe sind, mit der Abwicklung und Abrechnung der Notfallhilfen beauftragen.

Die zweckentsprechende Mittelverwendung ist von den beantragenden Partnerkirchen in angemessener und nachvollziehbarer Weise nachzuweisen.

(8)       Weitere Fördermaßnahmen

Der Mitgliederversammlung der Evangelischen Partnerhilfe ist es unbenommen, über die reguläre Förderung nach Ziffern (3) bis (6) und die ergänzenden Notfallhilfen nach Ziffer (7) hinaus weitere Fördermaßnahmen für seine Partnerkirchen zu beschließen, die dem grundsätzlichen Zweck der Evangelischen Partnerhilfe entsprechen.

 

Diese Richtlinie wurde von der Mitgliederversammlung der Evangelischen Partnerhilfe am 15. März 2023 beschlossen.

 

Beschlussfassung

Die Richtlinie für die Vergabe und Verteilung der Spendenmittel des Evangelische Partnerhilfe e. V. an Partnerkirchen wurde von der Mitgliederversammlung der Evangelischen Partnerhilfe am 15. März 2023 beschlossen.Sie fußt auf der Richtlinie von 2006, die zuletzt 2013 ergänzt wurde.